لم يعد الاعتماد على الأرشيف الورقي أمراً مقبولاً في أيامنا هذه، فقد أصبحت التكنولوجيا الحديثة جزءاً لا يتجزأ من الحياة البشرية، ومن الضروري إدخالها إلى جميع المجالات نظرا لأهميتها الكبيرة في تسهيل وتطوير العمل وتحسين جودة الخدمات.
ويعتبر قسم الأرشيف من أكثر القطاعات التي يمكن أن تستفيد من المزايا العديدة للتقنيات الحديثة، خاصة مع ظهور شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية التي بدأت بتقديم خدمات مميزة في هذا المجال.
فإذا كنت مهتما بالتحول الرقمي وخاصة الأرشفة الإلكترونية، تابع هذا المقال الذي سيقدم لك معلومات هامة ومفيدة عن هذا الموضوع.
الأرشفة الإلكترونية هي عملية استبدال الوثائق والمستندات الورقية بنسخ رقمية، حيث يتم تحويل الوثائق الموجودة بالشكل التقليدي إلى ملفات ذات صيغ الكترونية مثل ملفات الـ PDF والصور الرقمية وملفات الفيديو والأوديو، وتخزن هذه الوثائق الإلكترونية باستخدام أنظمة وبرمجيات متطورة مصممة خصيصا لحفظ وإدارة الملفات الرقمية بشكل فعال وآمن وتسهيل الوصول إليها.
توجد العديد من شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية، تقدم حلولا تقنية عملية ومميزة وتساعد المؤسسات على تأسيس أرشيف إلكتروني خاص بها، وأهمها الشركة الوطنية لتقنية المعلومات Nitco، والتي سنأتي على خدماتها بالتفصيل لاحقا.
تعتبر الشركة الوطنية لتقنية المعلومات Nitco للأرشفة أفضل شركة سعودية متخصصة بخدمات الأرشفة الإلكترونية، لكونها تقدم مجموعة متكاملة من الحلول والمنهجيات التقنية ضمن نظامها المخصص للأرشفة الإلكترونية، وتهدف من خلاله إلى مساعدة الشركات والمؤسسات في تحويل أرشيفها الورقي إلى أرشيف إلكتروني دقيق ومنظم ويمكن استخدامه بسهولة.
يتألف نظام الأرشفة الإلكترونية الخاص بأفضل شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية Nitco من عدة أقسام هي:
▪ وحدات الأرشفة الإلكترونية.
▪ وحدات الاستعلامات.
▪ وحدات الارشفة المساعدة.
▪ لوحة الرسومات والبيانات Dashboard.
▪ نظام الصلاحیات.
▪ وحدة الطباعة.
بإمكانك أن تقرأ عن نظام إدارة المجمعات الطبية في السعودية من خلال هذا الرابط.
نظام متكامل قادر على التكامل مع العديد من التطبیقات لیشكل حلا فعالا بما یتوافق مع متطلبات العمل، مثلا يوفر ترابطا تاما مع نظام إدارة المعلومات، ویندمج مع نظام إدارة الموارد البشرية بفاعلية.
يتيح النظام الخاص بأفضل شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية Nitco تصنیف الملفات بشكل مرن ودقيق، ويمكن القيام بهذه الخطوة بشكل تلقائي او يدوي.
إمكانية إضافة وحذف وتحديث منظومة الملفات بالكامل.
يتم ترتيب المستندات الرقمية من خلال شجرة ملفات متعددة المستويات.
يوفر النظام إدارة كاملة لكافة المستويات، كما يمكن تحديد الصلاحيات الممنوحة لكل مستخدم.
يتضمن نظام بحث قوي يوفر معايير بحث متعددة يمكن تخصيصها حسب الحاجة من خلال شاشة بحث مرنة وسهلة الاستخدام.
يتميز نظام الأرشفة الإلكترونية المقدم من قبل الشركة الوطنية لتقنية المعلومات والتي تعتبر من أفضل شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية بالعديد من المزايا منها:
النظام مصمم بشكل ذكي يعتمد على الفواصل في عملية الأرشفة لتسريع العمل بشكل آلي.
يتميز بواجهة المستخدم بسیطة وسهلة الاستخدام، تشبه إلى حد كبیر برامج الأوفيس الشهيرة.
يوفر النظام مرونة كبيرة في فھرسة وتصنيف الملفات.
يتيح النظام للمستخدم حساب كمية الورق المؤرشف وأعداد الملفات المخزنة.
يوفر إمكانية مسح الورق ذو الوجھین المستندات الملونة، ومتابعة المسح بعد تعطل الماسح.
يسمح النظام بوضع كلمات مرور، ويقوم بتشفير البيانات بشكل محكم.
يمكن إدخال التعديلات على المستندات ، وتحریر الصور لتحسين جودتها.
يدعم الباركود لتسھیل عملية البحث والتخزين.
بإمكانك أن تقرأ عن أفضل نظام لإدارة المستوصفات من خلال هذا الرابط.
تفتخر شركة Nitco باختيارها من قبل العديد من الجهات الرسمية والخاصة، لتتولي مهمة أرشفة ملفاتها إلكترونيا دوناً عن جميع شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية، ومن هذه الجهات نذكر:
قيادة قوات الدفاع الجوي الملكي السعودي.
الشؤون الفنية – وزارة الداخلية.
الإدارة العامة للأدلة الجنائية – الأمن العام.
الهيئة العامة للسياحة والآثار.
الصندوق الخيري الاجتماعي – وزارة الشؤون الاجتماعية.
برنامج الخدمات المشتركة – وزارة المالية.
مجموعة الفيحاء الطبية.
بإمكانك أن تقرأ عن أفضل نظام لإدارة المستوصفات من خلال هذا الرابط.
هناك مجموعة من المراحل والخطوات التي تقوم بها شركة Nitco للتحول إلى الأرشفة الإلكترونية وهي كالتالي:
تقوم المؤسسة بتحديد احتياجاتها بحسب حجم الأرشيف الموجود لديها، وكمية البيانات الجديدة التي تتدفق إليها وتواترها، وبناء عليه يمكنها اختيار النظام المناسب لمتطلباتها من بين مجموعة كبيرة من أنظمة شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية.
في هذه المرحلة تجمع الوثائق والمستندات التي يجب أرشفتها إلكترونياً، ويتم تمريرها على الماسح الضوئي للحصول على نسخة رقمية مطابقة للوثيقة الورقية، كما يتم تحسين جودة الصور وتوضيح بيانات الوثائق القديمة والمتآكلة، وقد يحتاج الأمر إلى إدخال بعض البيانات يدويا أو تستخدم بعض تقنيات التعرف على الحروف لتسهيل العملية.
تتم إضافة المعلومات التعريفية الخاصة بكل ملف، مثل العنوان والتاريخ و جهة الإصدار والكلمات المفتاحية وغيرها من البيانات الوصفية المتاحة، ثم يتم ترتيب وتنظيم الملفات الرقمية بعد فهرستها وفق معايير معينة، مثل الأقسام والأنواع والتواريخ وغيرها.
توفر شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية من خلال أنظمتها المختلفة وسائط تخزين إلكترونية تحفظ فيها الوثائق الرقمية، ومن الممكن أيضا الاعتماد على التخزين السحابي، ومن الضروري إنشاء نسخ احتياطية للملفات بشكل دوري للمحافظة عليها من الضياع في حال حدوث أي خلل أو عطل في نظام التخزين.
تتم حماية الملفات عن طريق التشفير ووضع كلمات مرور قوية وسرية تمنع الوصول إلى البيانات بسهولة، بالإضافة إلى تحديد آلية واضحة لاستعادة الملفات التالفة أو المحذوفة.
من خلال تحديد صلاحيات الموظفين والمستخدمين من حيث الوصول إلى الملفات وإمكانية إجراء التعديلات والنسخ والطباعة والحذف وغيرها، وتسجيل جميع الإجراءات التي يقوم بها المستخدمون على الملفات. كما تتم متابعة أداء النظام وتحري المشاكل والأخطاء الموجودة فيه لتصحيحها.
تنصح شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية بتحديد فترة زمنية معينة للاحتفاظ بالملفات، ووضع تعليمات وآليات واضحة لإتلافها والتخلص منها بعد انقضاء فترة التخزين.
تتجلى أهمية الأرشفة الإلكترونية من خلال مساهمتها في تطوير المؤسسات بطرق عديدة منها:
تبسيط إجراءات العمل وتسهيل الحصول على المعلومات المطلوبة بدقة.
تقليل الوقت المستغرق في البحث عن الوثائق وتسريع الوصول إلى الملفات.
الاستغناء عن التخزين المادي والورقي للمستندات وبالتالي تقليل المساحة المشغولة في المكاتب.
تخفيض التكاليف بسبب إلغاء مصاريف الطباعة والورق والاحتفاظ المادي بالملفات.
تحرص أفضل شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية على تعزيز الأمان بالمحافظة على خصوصية البيانات بتشفيرها وتحديد الوصول إليها، وحماية الملفات من التلف أو الفقدان عن طريق التخزين الرقمي والنسخ الاحتياطي.
ربط أقسام المؤسسة مع بعضها البعض والتكامل مع الأنظمة الأخرى، وإمكانية الوصول إلى أي ملف في أي زمان ومكان عبر الإنترنت.
تسهيل عملية تبادل الملفات وإرسالها بين الأقسام والمؤسسات المختلفة، حيث يتم ذلك خلال ثوان معدودة عبر الشبكات المحلية أو عن طريق الانترنت.
هناك مجموعة من المتطلبات يجب أن تكون متوفرة في المؤسسة لتتمكن من الانتقال إلى الأرشفة الإلكترونية، بعضها يتعلق بالمؤسسة نفسها والآخر تهتم به شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية، مثل:
الموارد البشریة الجاهزة و المستعدة لاستقبال الأرشفة الإلكترونية، مثل الموظفين الجيدين والإدارة الخبيرة الواعية والحازمة.
أرشيف ورقي محفوظ بجودة مناسبة ويمكن التعامل معه بسهولة (مفھرس ومفروز ومصنف)
الأجھزة الإلكترونية الضرورية لتطبيق الأرشفة الإلكترونية، مثل الكمبيوترات والحواسيب والماسحات الضوئية والطابعات.
النظم والبرمجيات اللازمة لتخزين وإدارة الملفات الرقمية، مثل شبكة انترنت قوية ونظام أرشفة إلكتروني (نظام ذكي)
كما هو الحال بالنسبة لأي تقنية جديدة، تواجه شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية مجموعة من العقبات عند الشروع بتطبيق الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات، ومن هذه التحديات:
الإنسان عدو ما يجهل، لذلك من المحتمل أن تصطدم التكنولوجيا الجديدة بمقاومة من بعض الموظفين الرافضين للتحول من الأنظمة التقليدية إلى الأنظمة الإلكترونية.
كما أن استخدام التقنيات الحديثة قد يكون صعبا على بعض الأفراد، لذلك يجب توفير برامج تدريبية للموظفين تشرح لهم طريقة استخدام الأنظمة الجديدة وتوضح مزاياها وأهميتها.
ضمان إدخال البيانات بدقة تامة، والمحافظة على المستندات والملفات وتجنب تعرضها للتلف أو التخريب أثناء عملية المسح الضوئي، وإعادة تسليمها للمؤسسة كما تم استلامها.
التعامل مع كميات كبيرة من الوثائق يتطلب تقنيات وخوارزميات متقدمة لإدارة وتنظيم هذه البيانات دون حدوث أخطاء أو تراجع في الأداء.
يجب أن تكون المؤسسة على اطلاع على التكلفة اللازمة لتطبيق الأرشفة الإلكترونية، بما فيها مصاريف الأجهزة والبرمجيات والتدريب وغيرها.
التغيرات السريعة للأنظمة الرقمية تجبر شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية على ترقية النظام وتحديثه بشكل مستمر للمحافظة على كفاءة الأداء.
حماية الوثائق الإلكترونية من الاختراقات والهجمات السيبرانية، والمحافظة على خصوصية البيانات والمعلومات.
ضمان عدم فقدان الوثائق والمستندات الناتج عن حدوث خلل غير متوقع في النظام.
يمكن التغلب على جميع هذه التحديات من خلال التعاون مع أفضل شركات الأرشفة الإلكترونية في السعودية، التي توفر حلولا تقنية ممتازة لبناء أرشيف إلكتروني منظم وفعال.
ماذا تنتظر؟!
تخلص من الأعباء والمشاكل المرتبطة بالملفات الورقية، واستمتع بجميع المزايا والتسهيلات التي تقدمها أنظمة الأرشفة الإلكترونية التابعة للشركة الوطنية لتقنية المعلومات..
ما عليك إلا التواصل فورا مع Nitco، لتحصل على نتيجة رائعة تفوق توقعاتك!